Podróż służbowa
Zakup biletów
Od dnia 4 września 2023 r. obowiązują nowe (przejściowe) procedury dotyczące zakupu biletów. Niezależnie od wybranej procedury zakupowej należy najpierw:
- Wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (Wniosek – Dokumenty Google).
- Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
- w punkcie 5 wybieramy Zamówienie poniżej 130 000 zł netto (Art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP)
- w punkcie 6 zaznaczamy Żadne z powyższych, a w uzasadnieniu wpisujemy Zgodnie z komunikatem PRSG/156/2023
- Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury wybranej poniżej:
Zlecenie zakupu biletów przez BWZZakup indywidualny
- Osoba wyjeżdzająca dokonuje zamówienia wysyłając zlecenie zakupu biletu (dot. także tzw. tanich linii lotniczych) oraz skan zatwierdzonego wniosku wyjazdowego na adres mailowy bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl. Oryginał wniosku przekazuje drogą służbową do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
- Po otrzymaniu propozycji połączenia osoba wyjeżdzająca potwierdza mailowo zlecenie zakupu biletu; bilety zostaną zakupione od razu (nie ma możliwości założenia rezerwacji).
- Przed wysłaniem potwierdzenia należy koniecznie sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż).
- Sekcja może realizować także zakup biletów dla gości przyjeżdzających do Uniwersytetu Warszawskiego.
- Zakup biletów dla grupy osób do konkretnej lokalizacji w związku z tym samym wydarzeniem, którego cena przekracza r6wnowartosć 130.000 PLN netto, wymaga ogłoszenia przetargu.
- W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
- Faktura za zakupiony bilet (z zaznaczeniem, ze została opłacona) zostanie przekazana przez BWZ do jednostki organizacyjnej kierującej wyjeżdzającego celem wprowadzenia jej do systemu finansowo – księgowego (jeżeli na fakturze za bilet nie znajdują się dane dotyczące osoby wyjeżdzającej, terminu i miejsca wyjazdu, opisu merytorycznego tej faktury dokonuje BWZ).
- Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.
- Zakupu biletów dokonuje się po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku wyiazdowego; oryginał wniosku przekazuje się do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
- Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdzająca u dowolnego przewoźnika.
- Zakupu biletów nie można dokonywać w biurach podroży.
- Zakupu biletów lotniczych dokonuje się wyłącznie na polaczenia w klasach ekonomicznych niezależnie od wybranego srodka transportu; jeżeli cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup biletu w klasach wyższych.
- Płatność za zakup biletów dokonywana jest wyłącznie środkami uniwersyteckimi: przelewem lub z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych UW lub środkami przekazanymi osobie wyjeżdzającej w formie zaliczki; nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej.
- Do rozliczenia ww. wniosku wyjazdowego dołącza się faktury za zakupiony bilet/ bilety lub bilet/ bilety.
- Faktura powinna być wystawiona na osoby wyjeżdżającą [dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby wyjeżdzającej], nie na Uniwersytet Warszawski.
- Zakup biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 50.000 PLN netto, jednak nie więcej niż 130.000 PLN netto, wymaga pozyskania minimum 3 ofert na połączenia na wybrany termin i trasy.
- Nie ma możliwości indywidualnego zakupu biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 130 000 PLN netto.
- W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
- Osoba wyjeżdzająca zobowiązana jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/ lub czasowo połączenia.
- Osoba wyjeżdzająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zrnian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem;
- Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.
Podróż służbowa – krok po kroku
KrajoweZagraniczne
- Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
- Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
- imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
- wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
- wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
- wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
- określenie środka transportu;
- podpis osoby zlecającej wyjazd.
- Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
- Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.
Checklista
Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:
- podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
- oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
- dołączenie biletów PKP;
- dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
- dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
- jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
- rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.
Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
- polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
- składa swój podpis;
- przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
- polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
- załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
Uwagi
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
- Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
- Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Załączniki
- Polecenie wyjazdu służbowego [doc]
- Polecenie wyjazdu służbowego [pdf]
- Ewidencja przebiegu pojazdu [doc]
- Ewidencja przebiegu pojazdu [pdf]
- Wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego [doc]
- Wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego [pdf]
- Oświadczenie do celów rozliczania podróży służbowej [doc]
- Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych [doc]
- Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych [pdf]
UWAGA! Umowa na zakup biletów z firmą WNT zakończyła się 03.09.2023 r.
- Planując zagraniczną podróż służbową należy:
- Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
- Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
- Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
- Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.- Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.
Checklista
Każda z delegowanych osób:
Po powrocie rozlicza się z otrzymanej zaliczki w Kwesturze UW, składając oświadczenie mailem.
Pracownice SOZ Kwestury przygotowują na tej podstawie rachunek kosztów podróży i przesyłają
do podpisu osoby wyjeżdzającej.
- rachunek kosztów podróży
wyjeżdżający przekazuje bezpośrednio do Kwestury (III p., box „Sekcja Obrotu Zagranicznego”) lub odsyła pocztą uniwersytecką (Goniec z Wydziału),
- dokumenty (podpisany rachunek kosztów podróży wraz z fakturami vat) odsyła w ciągu 14 dni od daty otrzymania korespondencji. Brak oryginałów dokumentów skutkuje rozliczeniem ryczałtowym,
- podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu,
- rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie oryginału opisanej Faktury VAT.
Uwagi
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
- Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
- Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Opracowanie faktury VAT
Faktura VAT musi być wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
- Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
- Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
- Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
- Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
- W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
- Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
- Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
- Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.
Załączniki
- Wniosek wyjazdowy [doc]
- Rachunek kosztów podróży [doc]
- Oświadczenie do celów rozliczania kosztów podróży [doc]
- Dane do przelewu zagranicznego [doc]
- Dane do przelewu zagranicznego [pdf]
- Zlecenie zakupu biletu [doc]
- Zlecenie zakupu biletu [pdf]
- Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą [doc]
- Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą [pdf]