Podróż służbowa
Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
KrajoweZagraniczne
- Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
- Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
- imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
- wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
- wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
- wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
- określenie środka transportu;
- podpis osoby zlecającej wyjazd.
- Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
- Na Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży tylko II klasą PKP.
- Dziekan określa inny środek transportu w celu odbycia podróży służbowej, niż wymienionego w pkt. 5, w przypadkach uzasadnionych zadaniami służbowymi, na pisemny wniosek pracownika z wyrażoną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej WLS realizującej wydatki z tytułu podróży służbowej.
- Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.
Checklista
Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:
- podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
- oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
- dołączenie biletów PKP;
- dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
- dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
- jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
- rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.
Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
- polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
- składa swój podpis;
- przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
- polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
- załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
Uwagi
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
- Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
- Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Załączniki
- Polecenie wyjazdu służbowego [doc]
- Polecenie wyjazdu służbowego [pdf]
- Ewidencja przebiegu pojazdu [doc]
- Ewidencja przebiegu pojazdu [pdf]
- Wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego [doc]
- Wniosek o korzystanie z samochodu prywatnego [pdf]
- Oświadczenie do celów rozliczania podróży służbowej [doc]
- Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych [doc]
- Umowa w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych [pdf]
- Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:
- Podanie o urlop składa się do Dziekanatu.
- Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
- Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
- Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
- Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
- Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca może odebrać zaliczkę na wyjazd (Sekcja Zagraniczna – Kwestura, ul. Karowa 20, pok. 406 – IV piętro) w kasie lub na konto.
Checklista
Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
- rachunek zagranicznej podróży służbowej oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej
- składa swój podpis;
- polecenie wyjazdu składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
- załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej,
- rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie opisanej Faktury VAT,
- podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu.
- Rozliczenie wyjazdów zagranicznych jest dokonywane w Sekcji Finansowej WLS lub w Kwesturze (Sekcja Obrotu Zagranicznego).
Uwagi
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
- Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
- Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Opracowanie faktury VAT
Faktura VAT musi być wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
- Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
- Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
- Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
- Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
- W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
- Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
- Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
- Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.
Załączniki
- Wniosek wyjazdowy [doc]
- Rachunek kosztów podróży [doc]
- Oświadczenie do celów rozliczania kosztów podróży [doc]
- Dane do przelewu zagranicznego [doc]
- Dane do przelewu zagranicznego [pdf]
- Zlecenie zakupu biletu [doc]
- Zlecenie zakupu biletu [pdf]
- Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą [doc]
- Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą [pdf]