Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Podróż służbowa

Zakup biletów

Od dnia 4 września 2023 r. obowiązują nowe (przejściowe) procedury dotyczące zakupu biletów. Niezależnie od wybranej procedury zakupowej należy najpierw:

  1. Wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (Wniosek – Dokumenty Google).
  2. Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
    • w punkcie 5 wybieramy Zamówienie poniżej 130 000 zł netto (Art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP)
    • w punkcie 6 zaznaczamy Żadne z powyższych, a w uzasadnieniu wpisujemy Zgodnie z komunikatem PRSG/156/2023
  3. Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury wybranej poniżej:
Zlecenie zakupu biletów przez BWZZakup indywidualny
  1. Osoba wyjeżdzająca dokonuje zamówienia wysyłając zlecenie zakupu biletu (dot. także tzw. tanich linii lotniczych) oraz skan zatwierdzonego wniosku wyjazdowego na adres mailowy bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl. Oryginał wniosku przekazuje drogą służbową do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
  2. Po otrzymaniu propozycji połączenia osoba wyjeżdzająca potwierdza mailowo zlecenie zakupu biletu; bilety zostaną zakupione od razu (nie ma możliwości założenia rezerwacji).
  3. Przed wysłaniem potwierdzenia należy koniecznie sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż).
  4. Sekcja może realizować także zakup biletów dla gości przyjeżdzających do Uniwersytetu Warszawskiego.
  5. Zakup biletów dla grupy osób do konkretnej lokalizacji w związku z tym samym wydarzeniem, którego cena przekracza r6wnowartosć 130.000 PLN netto, wymaga ogłoszenia przetargu.
  6. W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
  7. Faktura za zakupiony bilet (z zaznaczeniem, ze została opłacona) zostanie przekazana przez BWZ do jednostki organizacyjnej kierującej wyjeżdzającego celem wprowadzenia jej do systemu finansowo – księgowego (jeżeli na fakturze za bilet nie znajdują się dane dotyczące osoby wyjeżdzającej, terminu i miejsca wyjazdu, opisu merytorycznego tej faktury dokonuje BWZ).
  8. Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.
  1. Zakupu biletów dokonuje się po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku wyiazdowego; oryginał wniosku przekazuje się do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
  2. Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdzająca u dowolnego przewoźnika.
  3. Zakupu biletów nie można dokonywać w biurach podroży.
  4. Zakupu biletów lotniczych dokonuje się wyłącznie na polaczenia w klasach ekonomicznych niezależnie od wybranego srodka transportu; jeżeli cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup biletu w klasach wyższych.
  5. Płatność za zakup biletów dokonywana jest wyłącznie środkami uniwersyteckimi: przelewem lub z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych UW lub środkami przekazanymi osobie wyjeżdzającej w formie zaliczki; nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej.
  6. Do rozliczenia ww. wniosku wyjazdowego dołącza się faktury za zakupiony bilet/ bilety lub bilet/ bilety.
  7. Faktura powinna być wystawiona na osoby wyjeżdżającą [dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby wyjeżdzającej], nie na Uniwersytet Warszawski.
  8. Zakup biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 50.000 PLN netto, jednak nie więcej niż 130.000 PLN netto, wymaga pozyskania minimum 3 ofert na połączenia na wybrany termin i trasy.
  9. Nie ma możliwości indywidualnego zakupu biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 130 000 PLN netto.
  10. W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
  11. Osoba wyjeżdzająca zobowiązana jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/ lub czasowo połączenia.
  12. Osoba wyjeżdzająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zrnian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem;
  13. Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.

Podróż służbowa – krok po kroku

KrajoweZagraniczne
  1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
  2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    5. określenie środka transportu;
    6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
  3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
  4. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.
Checklista

Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:

  1. podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  2. oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
  3. dołączenie biletów PKP;
  4. dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
  5. dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  6. jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  7. rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.

Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:

  • polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
  • składa swój podpis;
  • przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
  • polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

  UWAGA! Umowa na zakup biletów z firmą WNT zakończyła się 03.09.2023 r.  

  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy:
    1. wypełnić wniosek wyjazdowy
    2. ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw
      nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
  2. Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
  3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
  4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
  5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
  6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
  7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.
Checklista

Każda z delegowanych osób:

Po powrocie rozlicza się z otrzymanej zaliczki w Kwesturze UW, składając oświadczenie mailem.
Pracownice SOZ Kwestury przygotowują na tej podstawie rachunek kosztów podróży i przesyłają
do podpisu osoby wyjeżdzającej.

  • rachunek kosztów podróży  wyjeżdżający przekazuje bezpośrednio do Kwestury (III p., box „Sekcja Obrotu Zagranicznego”) lub odsyła pocztą uniwersytecką (Goniec z Wydziału),
  • dokumenty (podpisany rachunek kosztów podróży wraz z fakturami vat) odsyła w ciągu 14 dni od daty otrzymania korespondencji. Brak oryginałów dokumentów skutkuje rozliczeniem ryczałtowym,
  • podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu,
  • rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie oryginału opisanej Faktury VAT.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Opracowanie faktury VAT

Faktura VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:

  1. Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
  2. Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
  3. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
  4. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
  5. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
  6. Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
  7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
  8. Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.

 

Pozostałe informacje i aktualne komunikaty dotyczące podróży służbowych: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe/