Podróż służbowa

1. Osoba wyjeżdzająca dokonuje zamówienia wysyłając zlecenie zakupu biletu (dot. także tzw. tanich linii lotniczych) oraz skan zatwierdzonego wniosku wyjazdowego na adres mailowy bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl. Oryginał wniosku przekazuje drogą służbową do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
2. Po otrzymaniu propozycji połączenia osoba wyjeżdzająca potwierdza mailowo zlecenie zakupu biletu; bilety zostaną zakupione od razu (nie ma możliwości założenia rezerwacji).
3. Przed wysłaniem potwierdzenia należy koniecznie sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż).
4. Sekcja może realizować także zakup biletów dla gości przyjeżdzających do Uniwersytetu Warszawskiego.
5. Zakup biletów dla grupy osób do konkretnej lokalizacji w związku z tym samym wydarzeniem, którego cena przekracza r6wnowartosć 130.000 PLN netto, wymaga ogłoszenia przetargu.
6. W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
7. Faktura za zakupiony bilet (z zaznaczeniem, ze została opłacona) zostanie przekazana przez BWZ do jednostki organizacyjnej kierującej wyjeżdzającego celem wprowadzenia jej do systemu finansowo – księgowego (jeżeli na fakturze za bilet nie znajdują się dane dotyczące osoby wyjeżdzającej, terminu i miejsca wyjazdu, opisu merytorycznego tej faktury dokonuje BWZ).
8. Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.

1. Zakupu biletów dokonuje się po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku wyiazdowego; oryginał wniosku przekazuje się do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze.
2. Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdzająca u dowolnego przewoźnika.
3. Zakupu biletów nie można dokonywać w biurach podroży.
4. Zakupu biletów lotniczych dokonuje się wyłącznie na polaczenia w klasach ekonomicznych niezależnie od wybranego srodka transportu; jeżeli cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup biletu w klasach wyższych.
5. Płatność za zakup biletów dokonywana jest wyłącznie środkami uniwersyteckimi: przelewem lub z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych UW lub środkami przekazanymi osobie wyjeżdzającej w formie zaliczki; nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej.
6. Do rozliczenia ww. wniosku wyjazdowego dołącza się faktury za zakupiony bilet/ bilety lub bilet/ bilety.
7. Faktura powinna być wystawiona na osoby wyjeżdżającą [dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby wyjeżdzającej], nie na Uniwersytet Warszawski.
8. Zakup biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 50.000 PLN netto, jednak nie więcej niż 130.000 PLN netto, wymaga pozyskania minimum 3 ofert na połączenia na wybrany termin i trasy.
9. Nie ma możliwości indywidualnego zakupu biletu/ biletów, którego/których cena przekracza równowartość 130 000 PLN netto.
10. W przypadku zakupu biletów ze srodków grantowych należy uwzględnić regulacje odnośnych programów grantowych.
11. Osoba wyjeżdzająca zobowiązana jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/ lub czasowo połączenia.
12. Osoba wyjeżdzająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zrnian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem;
13. Osoba wyjeżdzająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie.

1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
   1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
   2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
   3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
   4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
   5. określenie środka transportu;
   6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
4. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.

  UWAGA! Umowa na zakup biletów z firmą WNT zakończyła się 03.09.2023 r.  

1. Planując zagraniczną podróż służbową należy:
   1. wypełnić wniosek wyjazdowy
   2. ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw
      nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
2. Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.