Karta płatnicza

ZASADY KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ WLS

wyciąg z REGULAMINU KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH NA UNIWERSYTECIE WARSZAWSKIM zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 35 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 14 września 2010 r.

I. Postanowienia ogólne

§ 2

2. Służbowa karta płatnicza przeznaczona jest wyłącznie do realizacji płatności za wydatki służbowe, związane z działalnością Uniwersytetu Warszawskiego.
3. Za pomocą służbowej karty płatniczej mogą być realizowane płatności, których nie można uregulować w formie przelewu. We wszystkich innych przypadkach przelew jest preferowaną formą płatności.

IV. Dokumentowanie wydatków i rozliczanie transakcji realizowanych przy użyciu służbowej karty bankowej

§ 5

1. Pracownik, którego dotyczy płatność, dokumentuje każdą operację wykonaną służbową kartą płatniczą fakturą (rachunkiem) lub innym równoważnym dowodem księgowym. Potwierdzenie obciążenia karty nie jest takim dowodem.
2. Pracownik, jest zobowiązany do opisania faktury, rachunku, dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie zakupu za pomocą służbowej karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie związku dokonanego wydatku z działalnością Uczelni oraz charakteru, okoliczności i celu wydatku.
4. Przedpłaty (na przykład płatności internetowych), które rozliczone będą w terminie późniejszym, mogą być realizowane wyłącznie w oparciu o wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu korzystania ze służbowych kart płatniczych na UW.
5. Realizacja płatności internetowych na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 3 i 4 nie zwalnia Pracownika, którego dotyczy płatność, z udokumentowania płatności w sposób określony w ust. 1 i 2.
6. Faktury i rachunki potwierdzające zrealizowane wydatki powinny być wystawione na Uniwersytet Warszawski ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, NIP 525-001-12-66, NIP UE PL 525-001-12-66.
7. Pracownik, którego dotyczy płatność, jest zobowiązany dostarczyć do Pełnomocnika Kwestora opisane dokumenty księgowe niezwłocznie po realizacji zakupu, za pośrednictwem sekretariatu jednostki wewnętrznej WLS.
8. W przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało udokumentowane w wyżej opisany sposób, Pracownik, zobowiązuje się do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi. Zwrotu należy dokonać na konto bankowe wskazane przez służby finansowe jednostki nie później niż w ciągu 30 dni od dnia powstania obowiązku rozliczenia.
14. Brak terminowego rozliczenia limitu służbowej karty płatniczej prawidłowymi dokumentami księgowymi jest podstawą do wnioskowania przez Kierownika jednostki, Pełnomocnika Kwestora lub Kwestora do Prorektora ds. Rozwoju i Polityki Finansowej o unieważnienie służbowej karty płatniczej.

Załącznik nr 3 – wniosek o zgodę na dokonanie przedpłaty służbową kartą płatniczą