Zakupy i faktury
KOMUNIKAT
Szanowni Państwo,
realizując zalecenia poaudytowe porządkujemy procedury zamówień publicznych na WLS.
Uprzejmie proszę wszystkich pracowników o zapoznanie się z komunikatem oraz instrukcjami dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niniejszy komunikat dotyczy zamówień poniżej 130.000 zł netto.
(w przypadku zamówień przekraczających tę kwotę należy skontaktować się z p. Mateuszem Paterą, mateusz.patera@uw.edu.pl, w celu wybrania odpowiedniego trybu i procedury zamówienia, zgodnie z regulacjami UW)
- Każdy zakup ze środków publicznych, zgodnie z przepisami Prawa Zamówień Publicznych oraz regulacjami wewnętrznymi, jest „udzieleniem zamówienia publicznego” i musi być dokonywany na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia, w odpowiednim trybie i zgodnie z wybraną procedurą zakupu.
- Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego znajduje się tu: Wniosek – Dokumenty Google.
- Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
- Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury wybranej w punkcie nr 6 wniosku (instrukcja dot. procedury znajduje się tu: Krok po kroku – Dokumenty Google).
- Po zrealizowaniu zakupu należy rozliczyć wydatek zgodnie z dotychczasowymi zasadami (z uwzględnieniem e-obiegu dokumentów).
Z wyrazami szacunku i pozdrowieniami, Magdalena Olpińska
Umowy ogólnouniwersyteckie
Artykuły biurowe
Artykuły papiernicze, papier kserograficzny
Bilety lotnicze, kolejowe, autokarowe
Akcesoria komputerowe
Przesyłki, listy, paczki
Woda butelkowana, herbata, kawa, cukier, mleko, soki, napoje
Zamówienia publiczne
OGŁOSZENIAo udzielanych zamówieniach w procedurze wolna rękao udzielanych zamówieniach
2023/05/178 – Przedłużenie licencji na oprogramowanie do zarządzania pracami edytorskimi i wydawniczymi firmy Index Copernicus Sp. z o.o.
2024/04/957/WLS – Skan 3000 stron rękopisu
2024/03/920/WLS – Nocleg w Tallinnie w dniach 18/19 czerwca 2024 2024/03/921/WLS – Nocleg w Tartu w dniach 19-22 czerwca 2024 2024/02/787/WLS – Korekta językowa (proofreading) artykułu naukowego w języku angielskim
2023/12/721/WLS – Zakup mikrofonu zewnętrznego Rode Video Pro Rycote
2023/11/706/WLS – Wydruk kalendarza ściennego na rok 2024, w formacie 60 x 80 cm / jeden miesiąc na stronie
2023/09/488/WLS – Nocleg w Filadelfii w dniach 28.11-4.12.2023 podczas udziału w konferencji Amerykańskiego Stowarzyszenia Slawistów ASEEES 2023 Convention
2023/09/522/WLS – Zakup słuchawek Beyerdynamic DT 700 Pro X
2023/08/411/WLS – Trzy noclegi w dniach 14–15.09.2023, 15-16.09.2023 i 16–17.09.2023 w pokoju jednoosobowym
2023/07/355/WLS – Korekta językowa i redakcja dwóch artrykułów naukowych na potrzeby projektu IDUB Audiowizualne świadectwo Zagłady w erze postcyfrowej
2023/06/253/WLS – Pobyt w hotelu podczas udziału w międzynarodowej konferencji Media4All w na Uniwersytecie w Antwerpii
2023/07/318/WLS – Nocleg w hotelu, Budapeszt, Węgry, w dniach 1.10.2023-5.10.2023
2023/06/290/WLS – Noclegi w Wilnie, w obiekcie hotelowym (mieszkanie-apartament na wyłączność, z aneksem kuchennym) w dniach 30.07.2023-2.09.2023, w ramach realizacji grantu Preludium-21
2023/06/255/WLS – Nocleg w hotelu
2023/05/132/WLS – Folia świecąca elastyczna o formacie A4, wsuwana pod grafikę lub blok książki
2023/04/103/WLS – Korekta językowa i redakcja dwóch artykułów naukowych Thrown to the Wolves: Yolocaust, the Appropriation of Photographs, and Online Public Shaming oraz Die Zukunft: Missing Children, Time Travel, and Post-Nuclear Apocalypse in Dark Series (Netflix)
2023/04/94/WLS – Zakup ulotek i banera (roll-up) na potrzeby promocji IKSI
2023/03/22/WLS – Nagrody dla laureatów i finalistów XXIX edycji Olimpiady Języka Białoruskiego (słuchawki bezprzewodowe i smartbandy)
2023/03/20/WLS – Usługa gastronomiczna podczas finału XXIX edycji Olimpiady Języka Białoruskiego
2023/03/23/WLS – Przewóz osób na trasie Hajnówka – Bielsk Podlaski – Białystok – Warszawa – Białystok – Bielsk Podlaski – Hajnówka
2023/04/54/WLS – Zakup cyfrowego rejestratora dźwięku/ interfejsu audio Zoom H6
2023/04/53/WLS – Zakup kart pamięci SanDisk SDXC 128GB Extreme Pro transfer 200MB/s (dwie sztuki)
2023/04/55/WLS – Zakup dysk przenośnego SSD 2TB: SanDisk Extreme Portable SSD 2TB
2023/04/67/WLS – Zakwaterowanie na czas pobytu badawczego w ramach projektu Watch Me w Sydney w dniach 19 kwietnia 2023 – 25 maja 2023
2023/04/62/WLS – Zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym z łazienką (lub w układzie segmentowym) na czas VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowej z cyklu „Między słowami – między światami” zatytułowanej „Komunikacja międzykulturowa w przekładzie” organizowanej przez Instytut
Literaturoznawstwa i Instytut Językoznawstwa Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w
Olsztynie w dniach 20–21.04.2023. Dwa noclegi: 19/20 kwietnia i 20/21 kwietnia
2023/04/68/WLS – Nocleg w hotelu w związku z wyjazdem na konferencję Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
2023/04/51/WLS – Nocleg na dwie noce w pokoju jednoosobowym z łazienką lub w układzie segmentowym
2023/03/3/WLS – Transkrypcja wywiadów (ok. 1750 minut) przeprowadzonych w ramach projektu Watch me w języku angielskim i polskim
2023/03/37/WLS – Realizacja grantu w zakresie dofinansowania czasopisma “Journal of International Legal Communication” z działania I.2.1 “poprawa zdolności publikacyjnych – zwiększenie międzynarodowego zasięgu periodyków UW”
2023/03/7/WLS – Nocleg dla uczestnika zawodów centralnych XXIX edycji OJB
Ogłoszenie OJB 20.03.23 – Transport na trasie Warszawa-Bielsk Podlaski-Warszawa
Ogłoszenie OJB 20.03.23 – Wyżywienie dla uczestników OJB
Procedura – krok po kroku
Przygotowanie faktury do rozliczenia
Faktura VAT musi być wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Opracowanie faktury VAT
- Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
- Data wpływu Faktury VAT, Rachunku do UW wraz z czytelnym podpisem.
- Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
- Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
- Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
- Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
- W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
- Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
- Dokument składa się w sekretariacie jednostki wewnętrznej WLS, gdzie musi on zostać zaakceptowany przez kierownika jednostki wewnętrznej WLS lub kierownika projektu.
- Opisana i zaakceptowana przez kierownika jednostki wew. lub kierownika projektu Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
- W sytuacji epidemicznej aprobata kierownika jednostki wew. WLS może być dokonana mailowo. Pozostałe wymogi dot. Faktury VAT / Rachunku nie ulegają zmianie
Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:
- kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
- datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
- datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
- w przypadku usługi (moment jej wykonania),
- w przypadku towarów (wagę netto),
- w przypadku książek (symbol ISBN),
- w przypadku czasopism (symbol ISSN).