Podróż służbowa

Zakup biletów

Uprzejmie informujemy, że w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z firmą WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie.

Dn. 15 grudnia 2025 r. zawarto aneks do ww. umowy, na podstawie którego umowa została przedłużona do 18 lutego 2026 r. oraz zwiększono wartość zamówienia do 37 020 000 złotych brutto.

Zakupu nw. biletów należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL:

bilety lotnicze komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej;
bilety kolejowe, autobusowe i promowe komunikacji międzynarodowej i zagranicznej;

Umowa przetargowa obejmuje także pośrednictwo wizowe.

Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonywać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ.

Szczegółowe zasady zakupu biletów i zamawiania usługi wizowej zostały opublikowane na stronie internetowej BWZ:

http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Niezależnie od zmian w procedurze zakupowej, należy najpierw:

Wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (Wniosek – Dokumenty Google).
Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury opisanej na stronie: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Podróż służbowa – krok po kroku

KrajoweZagraniczne

Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
5. określenie środka transportu;
6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.

Checklista

Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:

podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
dołączenie biletów PKP;
dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.

Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:

polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
składa swój podpis;
przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.

Uwagi

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

Załączniki

Planując zagraniczną podróż służbową należy:
1. wypełnić wniosek wyjazdowy [.DOC;<1MB]
2. ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw
  nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.