Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Podróż służbowa

Zakup biletów

Uprzejmie informujemy, że w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z firmą WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie.

Zakupu nw. biletów należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL:

  • bilety lotnicze komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej;
  • bilety kolejowe, autobusowe i promowe komunikacji międzynarodowej i zagranicznej;

Umowa przetargowa obejmuje także pośrednictwo wizowe.

Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonywać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ.

Szczegółowe zasady zakupu biletów i zamawiania usługi wizowej zostały opublikowane na stronie internetowej BWZ:

http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Niezależnie od zmian w procedurze zakupowej, należy najpierw:

  1. Wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (Wniosek – Dokumenty Google).
  2. Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
  3. Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury opisanej na stronie: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Podróż służbowa – krok po kroku

KrajoweZagraniczne
  1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
  2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    5. określenie środka transportu;
    6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
  3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
  4. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.
Checklista

Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:

  1. podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  2. oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
  3. dołączenie biletów PKP;
  4. dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
  5. dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  6. jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  7. rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.

Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:

  • polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
  • składa swój podpis;
  • przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
  • polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

Załączniki
  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy:
    1. wypełnić wniosek wyjazdowy
    2. ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw
      nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
  2. Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
  3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
  4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
  5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
  6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
  7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.
Checklista

Każda z delegowanych osób:

Po powrocie rozlicza się z otrzymanej zaliczki w Kwesturze UW, składając oświadczenie mailem.
Pracownice SOZ Kwestury przygotowują na tej podstawie rachunek kosztów podróży i przesyłają
do podpisu osoby wyjeżdzającej.

  • rachunek kosztów podróży  wyjeżdżający przekazuje bezpośrednio do Kwestury (III p., box „Sekcja Obrotu Zagranicznego”) lub odsyła pocztą uniwersytecką (Goniec z Wydziału),
  • dokumenty (podpisany rachunek kosztów podróży wraz z fakturami vat) odsyła w ciągu 14 dni od daty otrzymania korespondencji. Brak oryginałów dokumentów skutkuje rozliczeniem ryczałtowym,
  • podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu,
  • rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie oryginału opisanej Faktury VAT.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Opracowanie faktury VAT

Faktura VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:

  1. Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
  2. Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
  3. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
  4. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
  5. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
  6. Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
  7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
  8. Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.

Załączniki

 

Pozostałe informacje i aktualne komunikaty dotyczące podróży służbowych: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe/