Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Podróż służbowa

Zakup biletów

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/108/2025/DZP, dn. 19 lutego 2026 r. Uniwersytet Warszawski zawarł umowę nr POUZ 362-108/2025/DZP z Konsorcjum Bankowe Biuro Podróży Travelbank Sp. z o. o., eTravel Spółka Akcyjna, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 3 lata – od 19 lutego 2026 r. do 19 lutego 2029 r. lub do wyczerpania wartości zamówienia brutto wskazanej w umowie, tj. 47 749 430,64 PLN. Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.

Rezerwację biletu dokonuje sam pracownik pod adresem uw@travelbank.com.pl – przy nowej umowie zasady nie uległy zmianie.
W sprawie wiz proszę pisać na wizy@travelbank.com.pl
Konsorcjum BPB Travelbank eTravel pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Zgodnie z § 6 ust. 3 ww. umowy opłaty transakcyjne za wystawienie i dostarczenie jednego biletu wynoszą odpowiednio:

    • bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem lub wieloetapowy/Multi-city – 17,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy krajowy (Polska) tam i z powrotem – 18,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy krajowy (Polska) w jedną stronę – 15,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny tam i z powrotem – 80,00 PLN brutto
    • bilet lotniczy tanich linii międzynarodowy/zagraniczny w jedną stronę – 40,00 PLN brutto
    • bilet kolejowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
    • bilet autokarowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto
    • bilet promowy międzynarodowy/zagraniczny – 10,00 PLN brutto

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

UWAGA! Umowa POUZ 362-108/2025/DZP nie obejmuje zakupu krajowych biletów autokarowych ani kolejowych!
W przypadku zakupu usług nieobjętych ww. umową obowiązuje cennik komercyjny wykonawcy. O wysokość opłat należy zapytać wykonawcę przed zakupem.
Reklamacje dot. zakupu usług nieobjętych ww. umową nie będą rozpatrywane w oparciu o umowę.

Niezależnie od zmian w procedurze zakupowej, należy najpierw:

  1. Wypełnić wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (Wniosek – Dokumenty Google).
  2. Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
  3. Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury opisanej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/zakup-biletow-na-podroze-sluzbowe/

Podróż służbowa – krok po kroku

KrajoweZagraniczne
  1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu/Katedry. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu.
  2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    5. określenie środka transportu;
    6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
  3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
  4. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę.
Checklista

Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:

  1. podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  2. oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
  3. dołączenie biletów PKP;
  4. dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
  5. dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  6. jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  7. rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Kierownika Katedry.

Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:

  • polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
  • składa swój podpis;
  • przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
  • polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

Załączniki
  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy:
    1. wypełnić wniosek wyjazdowy [.DOC;<1MB]
    2. ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw
      nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
  2. Złożyć podanie o urlop do Dziekanatu.
  3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
  4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
  5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny.
  6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego zlecenia zakupu. Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej i pełnomocnika kwestora/osobę upoważnioną nie będą realizowane.
  7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca otrzyma na rachunek bankowy zaliczkę pieniężną.
Checklista

Każda z delegowanych osób:

Po powrocie rozlicza się z otrzymanej zaliczki w Kwesturze UW, składając oświadczenie mailem.
Pracownice SOZ Kwestury przygotowują na tej podstawie rachunek kosztów podróży i przesyłają
do podpisu osoby wyjeżdzającej.

  • rachunek kosztów podróży [.DOC;<1MB] wyjeżdżający przekazuje bezpośrednio do Kwestury (III p., box „Sekcja Obrotu Zagranicznego”) lub odsyła pocztą uniwersytecką (Goniec z Wydziału),
  • dokumenty (podpisany rachunek kosztów podróży wraz z fakturami vat) odsyła w ciągu 14 dni od daty otrzymania korespondencji. Brak oryginałów dokumentów skutkuje rozliczeniem ryczałtowym,
  • podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu,
  • rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie oryginału opisanej Faktury VAT.
Uwagi
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  2. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  3. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

Załączniki

 

Pozostałe informacje i aktualne komunikaty dotyczące podróży służbowych: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe/