Zakupy i faktury

KOMUNIKAT

Szanowni Państwo,

realizując zalecenia poaudytowe porządkujemy procedury zamówień publicznych na WLS.

Uprzejmie proszę wszystkich pracowników o zapoznanie się z komunikatem oraz instrukcjami dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niniejszy komunikat dotyczy zamówień poniżej 130.000 zł netto.

(w przypadku zamówień przekraczających tę kwotę należy skontaktować się z p. Mateuszem Paterą, mateusz.patera@uw.edu.pl, w celu wybrania odpowiedniego trybu i procedury zamówienia, zgodnie z regulacjami UW)

Każdy zakup ze środków publicznych, zgodnie z przepisami Prawa Zamówień Publicznych oraz regulacjami wewnętrznymi, jest „udzieleniem zamówienia publicznego” i musi być dokonywany na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia, w odpowiednim trybie i zgodnie z wybraną procedurą zakupu.
Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego znajduje się tu: Wniosek – Dokumenty Google.
Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury wybranej w punkcie nr 6 wniosku (instrukcja dot. procedury znajduje się tu: Krok po kroku – Dokumenty Google).
Po zrealizowaniu zakupu należy rozliczyć wydatek zgodnie z dotychczasowymi zasadami (z uwzględnieniem e-obiegu dokumentów).

Z wyrazami szacunku i pozdrowieniami, Magdalena Olpińska

Umowy ogólnouniwersyteckie

Przed jakimkolwiek zakupem należy sprawdzić, czy Uniwersytet Warszawski nie ma zawartej umowy na zakup towaru lub usługi o takim samym lub podobnym charakterze.

Pełna lista umów ogólnouniwersyteckich: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

Artykuły biurowe

https://dzp.uw.edu.pl/zamowienia/dostawy-artykulow-biurowych/

Artykuły papiernicze, papier kserograficzny

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/dostawy-artykulow-papierniczych/

Bilety lotnicze, kolejowe, autokarowe

https://wls.uw.edu.pl/pracownik/podroz-sluzbowa/

Woda pitna

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/woda/

Akcesoria komputerowe

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/akcesoria-komputerowe/

Tonery

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/dostawy-materialow-eksploatacyjnych/

Catering

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

Przesyłki, listy, paczki

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/uslugi-pocztowe/

Woda butelkowana, herbata, kawa, cukier, mleko, soki, napoje

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/dostawy-wody-butelkowanej-herbaty-kawy-cukru-mleka-sokow-napojow/

Zamówienia publiczne

OGŁOSZENIAo udzielanych zamówieniach w procedurze wolna rękao udzielanych zamówieniach

Procedura – krok po kroku

Przygotowanie faktury do rozliczenia

Faktura VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Opracowanie faktury VAT

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
1. Data wpływu Faktury VAT, Rachunku do UW wraz z czytelnym podpisem.
2. Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
3. Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
4. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
5. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
6. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
Dokument składa się w sekretariacie jednostki wewnętrznej WLS, gdzie musi on zostać zaakceptowany przez kierownika jednostki wewnętrznej WLS lub kierownika projektu.
Opisana i zaakceptowana przez kierownika jednostki wew. lub kierownika projektu Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
W sytuacji epidemicznej aprobata kierownika jednostki wew. WLS może być dokonana mailowo. Pozostałe wymogi dot. Faktury VAT / Rachunku nie ulegają zmianie

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:

kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
w przypadku usługi (moment jej wykonania),
w przypadku towarów (wagę netto),
w przypadku książek (symbol ISBN),
w przypadku czasopism (symbol ISSN).