Zakupy i faktury

  UWAGA   

Od 1 lutego 2026 r. Uniwersytet Warszawski jest objęty obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zakresie odbioru faktur zakupowych.

Występują dwa rodzaje faktur:

1. dostępne wyłącznie w KSeF
2. wystawiona poza KSeF (papierowe jak dotychczas)

Wszystkie faktury (jak dotychczas) są procedowane w systemie uniwersyteckim VIM.

Faktura VAT (kontrahent krajowy)

Faktura VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
oraz dodanie w polu: „Podmiot3”, „stopka” lub „dodatkowy opis”:
5250011266-13202,
faktura.d132@uw.edu.pl
imię i nazwisko pracownika i/lub nazwa instytutu/katedry;

O wpisanie tych danych pracownik prosi kontrahenta polskiego np. mailowo.

Faktura (kontrahent zagraniczny)

W przypadku kontrahentów zagranicznych niezarejestrowanych w Polsce nie obowiązuje KSeF – pracownik nadal prosi o wysłanie mailem lub pocztą tradycyjną fizycznego dokumentu, czyli faktury VAT wystawionej jak do tej pory na adres:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

  KOMUNIKAT 

Niniejszy komunikat dotyczy zamówień poniżej 170.000 zł netto oraz instrukcji dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

(w przypadku zamówień przekraczających tę kwotę należy skontaktować się z p. Mateuszem Paterą, mateusz.patera@uw.edu.pl, w celu wybrania odpowiedniego trybu i procedury zamówienia, zgodnie z regulacjami UW).

1. Każdy zakup ze środków publicznych, zgodnie z przepisami Prawa Zamówień Publicznych oraz regulacjami wewnętrznymi, jest „udzieleniem zamówienia publicznego” i musi być dokonywany na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia, w odpowiednim trybie i zgodnie z wybraną procedurą zakupu.
2. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego znajduje się tu: Wniosek – Dokumenty Google.
3. Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją (Krok po kroku – Dokumenty Google), następnie wydrukować i złożyć w sekretariacie swojej jednostki.
4. Po otrzymaniu informacji o zatwierdzeniu wniosku można realizować zakup według procedury wybranej w punkcie nr 6 wniosku (instrukcja dot. procedury znajduje się tu: Krok po kroku – Dokumenty Google).
5. Po zrealizowaniu zakupu należy rozliczyć wydatek zgodnie z zasadami.

Umowy ogólnouniwersyteckie

Pełna lista umów ogólnouniwersyteckich: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

Zamówienia publiczne

Procedura – krok po kroku