Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Granty krok po kroku

Możesz pobrać poniższy opis w formacie pliku PDF

Legenda
BOB WLS = Biuro Obsługi Badań Wydziału Lingwistyki Stosowanej (p. Aleksandra Olkowska i p. Patrycja Stępień)
BOB, BOB UW = Biuro Obsługi Badań UW
BMBP = Biuro Międzynarodowych Projektów Badawczych
Sekcja Finansowa = Sekcja Finansowa WLS

1. Zgłoszenie chęci udziału w projekcie

Kierownik projektu zgłasza chęć udziału w projekcie, przekazując w wiadomości e-mail do p. Patrycji Stępień/ p. Aleksandry Olkowskiej informacje dotyczące planowanego projektu.

2. Informacja o wymaganych dokumentach

P. Stępień/A. Olkowska przekazuje Kierownikowi projektu informację o wewnętrznych dokumentach wymaganych na tym etapie, w szczególności o konieczności złożenia wniosku o wyrażenie zgody na udział w projekcie (jeżeli dotyczy).

3. Przekazanie informacji do właściwych biur

P. Stępień/ A. Olkowska informuje BMPB/BOB/BWZ o planowanym projekcie oraz przekazuje podpisany wniosek o wyrażenie zgody na udział w projekcie (jeżeli dotyczy).

4. Przygotowanie i złożenie wniosku projektowego

Za przygotowanie wniosku projektowego odpowiada Kierownik projektu, przy wsparciu p. P. Stępień/p. A. Olkowskiej, które prowadzą:

  • konsultacje dotyczące dokumentacji projektowej i danych administracyjnych
  • kontakt z BOB/BMPB/BWZ,
  • przekazanie danych kontaktowych do ww. biur oraz linków do przydatnych informacji.

Kierownik projektu może konsultować wniosek w zakresie ogólnych kwestii finansowych z Sekcją Finansową WLS.

5. Obieg dokumentów i procedowanie wniosku

P. Stępień/A. Olkowska wspiera Kierownika projektu w procesie zbierania wymaganych podpisów oraz w obiegu dokumentów pomiędzy właściwymi biurami:

  • Kierownik projektu minimum 7 dni przed zakończeniem wewnętrznego naboru wniosków (podanego na stronie BOB/BMPB/BWZ UW) przekazuje gotowy wniosek z załącznikami p. P. Stępień/ p. A. Olkowskiej w celu zebrania wymaganych podpisów,
  • Kierownik projektu, po uzyskaniu podpisanych dokumentów przez Rektora UW/Prorektora UW ds. badań, załącza wszystkie wymagane dokumenty w systemie, sprawdza kompletność wniosku i wysyła wniosek do instytucji finansującej.

6. Decyzja o finansowaniu i umowa

Kierownik projektu informuje Wydział o decyzji dotyczącej otrzymania finansowania oraz przekazuje informacje dotyczące umowy. W zależności od programu Kierownik projektu otrzymuje gotową umowę od instytucji finansującej lub koordynatora, ewentualnie pobiera wzór umowy z systemu.

P. Stępień/A. Olkowska wspiera proces zbierania podpisów oraz obieg dokumentów na uczelni (Biuro Prawne, BOB/BWZ/BMPB).

Kierownik projektu odpowiada za przygotowanie i dostarczenie do podpisu wygenerowanej z systemu umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami oraz informacją o wymaganym terminie przesłania umowy do instytucji finansującej.

Jeżeli wymagane jest podpisanie umowy przez Kierownika projektu kwalifikowanym podpisem – Kierownik projektu zgłasza ten fakt niezwłocznie do BOB WLS w celu dokonania zakupu podpisu.

Kierownik projektu jak najszybciej po otrzymaniu informacji o podpisaniu umowy grantowej przekazuje tę informację do P. Stępień/ A. Olkowskiej w celu sprawozdawczości w POLON.

7. Rachunek bankowy projektowy

Kierownik projektu przekazuje do Sekcji Finansowej WLS informację o ewentualnej konieczności otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego i składa wniosek o jego otwarcie.
Sekcja Finansowa przesyła przygotowany wniosek o założenie wyodrębnionego rachunku bankowego projektowego do sekretariatu Kwestora UW (jeżeli dotyczy).

Kierownik projektu składa oświadczenia w zakresie kwalifikowalności podatku VAT (komunikat Kwestora nr 5/2013).

8. Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu

Wydatkowanie środków z projektu rozpoczyna się dopiero po rejestracji umowy i nadaniu elementu PSP. Wszystkie działania w projekcie ewidencjonuje się na wydzielonych kontach księgowych wg. rodzaju wydatków (nie na zadania).

Sekcja Finansowa dokonuje weryfikacji (uzgodnienia) projektu i przesyła dane wg. ewidencji księgowej do Kierownika projektu. Sekcja Finansowa prowadzi dodatkowy arkusz Excel na swoje potrzeby w celu weryfikacji kosztów/wydatków w projekcie. Arkusz ten jest udostępniony kierownikowi projektu oraz sekcji BOB WLS bez prawa edycji przez cały okres trwania projektu. Arkusz jest aktualizowany sukcesywnie, w związku z tym pełni funkcję orientacyjną dla Kierownika projektu.

9. Sprawozdawczość i rozliczenie projektu

Kierownik projektu odpowiada za prawidłową i terminową sprawozdawczość oraz rozliczenie projektu. Kierownik projektu, przy wsparciu p. P. Stępień/p. A. Olkowskiej oraz Sekcji Finansowej WLS, sporządza i przekazuje instytucji finansującej wymagane umową raporty i sprawozdania, w tym finansowe, zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi.

Rozliczenie i zamknięcie projektu w systemie SAP dokonuje Kwestura UW na wniosek wydziałowej Sekcji Finansowej, po otrzymaniu raportu końcowego oraz dyspozycji o niewydatkowanych środkach (jeżeli dotyczy) oraz spisanych rozbieżnościach pomiędzy planowanymi wydatkami a ich realizacją, wg komunikatu Kwestora UW (jeżeli dotyczy).

Raport roczny/raport końcowy przygotowuje Kierownik projektu na podstawie danych, po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów w systemie SAP. Sekcja Finansowa przekazuje dane finansowe
wg układu, w jakim prowadzona jest ewidencja księgowa lub arkusz Excel, w języku polskim i walucie PLN. Specyficzne dla danego projektu dane (sprawozdanie), np. przypisanie kosztów do poszczególnych zadań, ile bezpośrednich kosztów podróży i utrzymania jest w kategorii kosztu podróże służbowe itp., Kierownik projektu zobowiązany jest do przekazania do sekcji finansowej przed rozpoczęciem projektu. W przypadku braku informacji o konieczności prowadzenia dodatkowego arkusza uznaje się, że Kierownik projektu prowadzi taki we własnym zakresie.

BOB WLS przesyła raport do akceptacji przez pełnomocnika kwestora i Dziekana, a następnie przekazuje go do Kwestury UW, która po weryfikacji danych i podpisaniu przez Kwestora UW
przekazuje raport do BOB/BMPB/BWZ (cała procedura trwa co najmniej kilka dni).

Raport do podpisu należy złożyć w terminie 7 dni przed wyznaczonym przez Kwesturę UW terminem (zazwyczaj dwa tygodnie przed terminem złożenia raportu w instytucji finansującej).

Sposób i terminy przekazywania raportów końcowych do instytucji finansującej ustala Kierownik projektu w porozumieniu z P. Stępień/A. Olkowską oraz BOB/BWZ/BMPB. P. Stępień/A. Olkowska udziela wsparcia w zakresie zbierania wymaganych akceptacji na poziomie Wydziału oraz jednostek nadrzędnych.

Projekt uznaje się za rozliczony i zakończony w momencie otrzymania decyzji o uznaniu umowy za wykonaną i rozliczoną.

10. Zarządzanie i realizacja projektu

Kierownik projektu zarządza projektem i odpowiada za jego prawidłową realizację w zakresie merytorycznym, formalnym, finansowym i rzeczowym.

Do obowiązków Kierownika projektu należy w szczególności:

  1. Zarządzanie projektem i zespołem
    • dobór i nadzór nad kadrą merytoryczną, personelem projektu, konsultantami oraz podmiotami zewnętrznymi,
    • koordynacja realizacji zadań merytorycznych zgodnie z harmonogramem projektu.
  2. Realizacja projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami
    • realizacja projektu zgodnie z wytycznymi instytucji finansującej, zawartymi umowami, złożonym wnioskiem oraz zasadami Uniwersytetu Warszawskiego.
  3. Nadzór finansowy i rozliczenia
    • nadzór nad prawidłowym i zgodnym z przeznaczeniem wydatkowaniem środków finansowych,
    • realizacja wydatków zgodnie z procedurami zamówień publicznych,
    • merytoryczne zatwierdzanie dokumentów finansowych,
    • terminowe i prawidłowe rozliczenie projektu.
  4. Sprawozdawczość i kontrole
    • współpraca z BOB WLS i Sekcją Finansową WLS w zakresie tematu kontroli. Kierownik projektu składa wyjaśnienia i przedstawia kopie dokumentów w zakresie kontroli. Sekcja Finansowa WLS przekazuje kopie dokumentów księgowych Kierownikowi projektu w zakresie tematu kontroli,
    • terminowe sporządzanie i przekazywanie sprawozdań rzeczowych i finansowych oraz innych wymaganych raportów,
    • informowanie o przebiegu realizacji projektu, w tym o problemach, zagrożeniach, konieczności przesunięć środków oraz planowanych kontrolach i audytach
  5. Dokumentacja, promocja i zgodność z przepisami
    • prowadzenie dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie rezultatów projektu (m.in. publikowanie w wydawnictwach i zarządzanie danymi zgodnie z wymogami instytucji finansującej oraz polityką UW – odpowiednie repozytoria; odpowiednie afiliowanie i zamieszczanie informacji o grancie wymaganych umową),
    • nadzór nad działaniami informacyjnymi, promocyjnymi i dostępnością projektu,
    • nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  6. Współpraca instytucjonalna
    • współpraca z P. Stępień/A. Olkowską, Sekcją Finansową WLS oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Warszawskiego przez cały okres realizacji projektu.

11. Wydatkowanie środków

Przed dokonaniem zakupu należy każdorazowo złożyć drogą służbową wniosek o zamówienie publiczne. Zatwierdzenie wniosku przez Dziekan jest zgodą na dokonanie zakupu i sfinansowanie
wydatku.

Każdy zakup należy udokumentować fakturą wystawioną na Uniwersytet Warszawski.

Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Identyfikator wewnętrzny KSeF (IDWew): 5250011266-13202
Adres e-mail jednostki: faktura.d132@uw.edu.pl

ROZLICZANIE FAKTUR związanych z realizacją projektu
W celu dokonania płatności lub otrzymania zwrotu na podstawie faktury vat Kierownik projektu przekazuje mailowo opis merytoryczny dokumentu (zgodnie z umową) do sekretariatu jednostki,
następnie akceptuje ją w systemie SAP VIM.

Ponadto w celu otrzymania zwrotu za już opłaconą fakturę vat należy:

  • dołączyć potwierdzenie transakcji, jeśli płatność była dokonywana kartą lub przelewem,
  • w opisie faktury podać numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy, o ile płatności dokonano gotówką, kartą lub przelewem.

UWAGA!
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika.

WYNAGRODZENIA związane z realizacją projektu
Wynagrodzenia są wypłacane zgodnie z regulaminem projektu.
Podstawą do wypłaty wynagrodzenia mogą być:

  • umowa o pracę
  • dodatek zadaniowy
  • wynagrodzenie uzupełniające
  • umowa cywilnoprawna
  • stypendium

W zależności od rodzaju wynagrodzenia, komplet dokumentów przygotowuje BOB WLS lub Dziekanat WLS na podstawie dyspozycji Kierownika projektu.
Wszystkie formalności należy każdorazowo ustalić z opiekunem projektu w BOB WLS.

WYNAGRODZENIA DLA OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W BADANIU W RAMACH REALIZOWANYCH PROJEKTÓW BADAWCZYCH (komunikat Kwestora nr 5/2023).

PODRÓŻE SŁUŻBOWE związane z realizacją projektu

Pracownik, student, doktorant, inna osoba planujący krajową lub zagraniczną podróż służbową powinien złożyć w sekretariacie jednostki.

Ponadto na czas trwania wyjazdu zagranicznego należy posiadać ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Po powrocie pracownik/student/doktorant/inna osoba rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW

UBEZPIECZENIA – INFORMACJA UW

PODRÓŻE ZAGRANICZNE – INSTRUKCJA BWZ

PODRÓŻE KRAJOWE – INSTRUKCJA BWZ

OPŁATA KONFERENCYJNA związana z realizacją projektu
Wniesienie opłaty konferencyjnej może nastąpić na podstawie: 1) zlecenia przedpłaty opłaty konferencyjnej (płatność jest zlecana bezpośrednio z konta UW na konto organizatorów konferencji) lub 2) faktury wystawionej przez organizatorów konferencji (z co najmniej 14-dniowym terminem płatności).

1) Zlecenie przedpłaty konferencyjnej
Pracownik wypełnia wniosek o opłatę konferencyjną i podpisuje dokument. Do dokumentu należy dołączyć:

      1. Wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu.
      2. Kopię zaproszenia od organizatorów.
      3. Potwierdzenie akceptacji referatu/prezentacji.

Komplet dokumentów należy złożyć w sekretariacie jednostki nie później niż na dwa tygodnie przed terminem płatności. Kierownik projektu zobowiązany jest niezwłocznie do dostarczenia merytorycznego opisu dokumentu za opłatę konferencyjną. W celu rozliczenia przedpłaty Kierownik projektu jest zobowiązany uzyskać fa vat.

2) Faktura z co najmniej 14-dniowym terminem płatności
Kierownik projektu przesyła mailowo do sekretariatu jednostki opis faktury wystawionej przez organizatorów. Faktura powinna być wystawiona z co najmniej 14-dniowym terminem  płatności, na dane Uniwersytetu:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
Identyfikator wewnętrzny KSeF (IDWew): 5250011266-13202
Adres e-mail jednostki: faktura.d132@uw.edu.pl

Jeśli częścią opłaty konferencyjnej jest składka członkowska, prosimy o kontakt z Sekcją Finansową WLS przed opłaceniem kosztów.

PROCEDURA ZAMAWIANIA TOWARÓW I USŁUG Z ZAGRANICY związanych z realizacją projektu

1) Dane do faktury:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP PL5250011266

2) Podatek VAT przy zakupie towarów i usług
Przy zakupie usług (np. korekta językowa, ebook, wydanie publikacji) od kontrahenta zagranicznego (niezależnie, z jakiego kraju świata) UW ma obowiązek opodatkowania. Faktura wystawiona przez sprzedawcę z zagranicy nie powinna zawierać podatku VAT. Kwestura UW, procedując fakturę, naliczy 23% VAT i odprowadzi tę kwotę do Urzędu Skarbowego.

Osoby zamawiające towary lub usługi na potrzeby realizacji projektu powinny pamiętać, że do kwoty faktury zostanie doliczony podatek VAT. Pełny koszt w projekcie uwzględnia zatem zarówno kwotę netto, jak i VAT.

W przypadku stacjonarnego udziału w konferencji zagranicznej, obowiązek podatkowy powstaje w miejscu, w którym odbywa się konferencja (dot. np. opłaty konferencyjnej).

Zakup towarów z UE
Przy zakupie towaru z krajów Unii Europejskiej również powstaje obowiązek opodatkowania.

Zakup towarów spoza UE
Towar zakupiony poza UE musi przejść odprawę celną. Na podstawie zgłoszenia celnego zostaną wystawione dokumenty celne (SAD) oraz zostanie naliczony podatek VAT wraz z opłatami celnymi.
Towar zakupiony poza UE nie może być przywieziony do kraju bez odprawy celnej.

 

WAŻNE

Wszystkie zatwierdzone faktury vat, wnioski, dokumenty itp. przekazywane/przesyłane są do odpowiednich jednostek organizacyjnych UW do dalszego procedowania. Po weryfikacji dokumentów Kwestura wysyła przelew w terminach uzależnionych od rodzaju wydatków. Cała procedura zajmuje kilka dni, w związku z czym nie jest możliwe rozliczenie ich „od ręki”.

Istnieje możliwość spotkania na początku realizacji grantu z opiekunką z Biura Obsługi Badań WLS oraz z Sekcji Finansowej WLS.

http://bob.uw.edu.pl/przydatne-informacje/

https://bmpb.uw.edu.pl/bio-zespol/

https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/wspolpraca-miedzynarodowa/projekty-miedzynarodowe/