Zakupy i faktury VAT

Opis merytoryczny faktury

FAKTURA VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

  1. Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
    1. Data wpływu Faktury VAT, Rachunku . do UW wraz z czytelnym podpisem.
    2. Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
    3. Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
    4. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
    5. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
    6. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
    7. Jeżeli Faktura VAT została opłacona kartą lub przelewem z konta osobistego, należy dołączyć potwierdzenie z terminala lub potwierdzenie przelewu. W opisie faktury podać numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy.
    8. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
  2. Opisana Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
    Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:

    1. kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
    2. datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
    3. datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
    4. w przypadku usługi (moment jej wykonania),
    5. w przypadku towarów (wagę netto),
    6. w przypadku książek (symbol ISBN),
    7. w przypadku czasopism (symbol ISSN).
  3. W przypadku dokonywania zakupu:
    1. aparatury – do Faktury VAT należy dołączyć podpisany protokół odbioru w dwóch egzemplarzach oraz OT. Numer inwentarzowy nadaje Sekcja Finansowa WLS.
      W sprawie procedury przetargowej należy kontaktować się z Działem Zamówień Publicznych:
      ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
      fax. 22 55-22-507
      e-mail: dzp@adm.uw.edu.pl
    2. wyposażenia do Faktury VAT należy dołączyć protokół odbioru w dwóch egzemplarzach (Załącznik1). Numer inwentarzowy nadaje – kierownik administracyjny, tel. 22 55-34-249. Fakturę VAT i protokół odbioru należy dostarczyć do Sekcji Finansowej WLS.
    3. oprogramowania w opisie Faktury VAT należy podać termin licencji.
    4. materiałów biurowych (z wyłączeniem papieru kserograficznego, komputerowego oraz materiałów eksploatacyjnych do kopiarek i drukarek) należy złożyć podpisane zamówienie w firmie:
      AMAD Sp. z o.o.
      ul. Łąkowa 31, 05-092 Łomianki
      tel: +48 22 751 51 03, +48 22 864 54 85
    5. papier ksero i papier kancelaryjny – należy złożyć podpisane zamówienie w firmie:
      PAPIER-HURT Marcin Kiciński i Wspólnicy Sp. K.
      ul. Łopuszańska 36
      02-220 Warszawa
      tel. +48 22 577-08-30
      tel. +48 22 886-52-52
      fax: +48 22 201-15-05
    6. usługi wydawniczej należy podpisać umowę wydawniczą.
    7. usługi poligraficzne – należy dokonać na podstawie pisemnego zamówienia i przesłać na adres e-mail: biuro@kazdyformat.pl lub drukarnia@oficyna-adam.com.pl
      Oficyna Wydawniczo-Poligraficzna i Reklamowo-Handlowa „ADAM” Adam Mazurek
      ul. Rolna 191/193, 02-729 Warszawa
    8. biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych komunikacji krajowej i międzynarodowej – należy dokonać na podstawie pisemnego zamówienia, którym jest formularz „zlecenie zakupu biletu”, podpisany przez osobę wyjeżdżającą, kierownika jednostki UW oraz osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe lub, jeżeli dotyczy, „zlecenia na zakup biletu na przelot tanią linią lotniczą”.
      WhyNot Travel Sp. z o.o. Sp.k.
      ul. Jasna 1 p. II nr lokalu 202, 00-013 Warszawa
      Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-mail na adres: uw@whynottravel.pl lub telefonicznie z pracownikami biura, pod numerami telefonów podanymi w załączniku lista_kontaktowa_WhyNotTravel. Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW informacji dotyczącej ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy przesłać zlecenie zakupu biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji. Zakup biletu na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenie zakupu tanie linie. Po otrzymaniu biletu należy sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż). W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
      Zgodnie z umową WhyNot Travel (§6 pkt 3) pracownikowi/studentowi UW przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.
      W przypadku stwierdzenia większej niż 3 % różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez WhyNot Travel w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, pracownik/student UW ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika.

 

Załączniki: