Zakupy i faktury VAT

Opis merytoryczny faktury

FAKTURA VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

  1. Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
    1. Data wpływu Faktury VAT, Rachunku do UW wraz z czytelnym podpisem.
    2. Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
    3. Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
    4. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
    5. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
    6. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
    7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
  2. Dokument składa się w sekretariacie jednostki wewnętrznej WLS, gdzie musi on zostać zaakceptowany przez kierownika jednostki wewnętrznej WLS lub kierownika projektu.
  3. Opisana i zaakceptowana przez kierownika jednostki wew. lub kierownika projektu Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
  4. W sytuacji epidemicznej aprobata kierownika jednostki wew. WLS może być dokonana mailowo. Pozostałe wymogi dot. Faktury VAT / Rachunku nie ulegają zmianie

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:

    1. kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
    2. datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
    3. datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
    4. w przypadku usługi (moment jej wykonania),
    5. w przypadku towarów (wagę netto),
    6. w przypadku książek (symbol ISBN),
    7. w przypadku czasopism (symbol ISSN).