Opis merytoryczny faktury
FAKTURA VAT musi być wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
- Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
- Data wpływu Faktury VAT, Rachunku do UW wraz z czytelnym podpisem.
- Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
- Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
- Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
- Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
- W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
- Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
- Dokument składa się w sekretariacie jednostki wewnętrznej WLS, gdzie musi on zostać zaakceptowany przez kierownika jednostki wewnętrznej WLS lub kierownika projektu.
- Opisana i zaakceptowana przez kierownika jednostki wew. lub kierownika projektu Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
- W sytuacji epidemicznej aprobata kierownika jednostki wew. WLS może być dokonana mailowo. Pozostałe wymogi dot. Faktury VAT / Rachunku nie ulegają zmianie
Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:
-
- kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
- datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
- datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
- w przypadku usługi (moment jej wykonania),
- w przypadku towarów (wagę netto),
- w przypadku książek (symbol ISBN),
- w przypadku czasopism (symbol ISSN).